Процеси щодо надання, відмови, підтримування, повторної сертифікації, призупинення, поновлення або скасування сертифікації, або розширення чи скорочення сфери сертифікації

1 Загальні положення 

 

​1.1. ОС тимчасово зупиняє сертифікацію у випадках, коли:

- сертифікована система управління замовника постійно або серйозно не відповідає вимогам сертифікації, включаючи вимоги щодо результативності системи управління,

- сертифікований замовник не дозволяє проводити наглядові аудити або повторну сертифікацію з необхідною періодичністю,  або сертифікований замовник добровільно запросив тимчасове зупинення.

 

1.2. ОС скорочує галузь сертифікації замовника, щоб виключити частки, які не відповідають вимогам, коли замовник постійно або серйозно не відповідає вимогам сертифікації відносно цих частин галузі сертифікації. Будь-яке таке скорочення повинно бути  узгоджено з вимогами стандарту, що використовується для сертифікації.

 

1.3. Повторна сертифікація планується і проводиться, щоб оцінити постійне виконання всіх вимог відповідного стандарту системи управління або іншого нормативного документа. Мета повторної сертифікації - підтвердити постійну відповідність і результативність системи управління в цілому і постійну доречність і застосовність до сфери сертифікації.

Повторна сертифікації враховує дієвість системи управління протягом періоду сертифікації, і включає перевірку висновків попередніх  наглядових аудитів.

2. Призупинення та скасування сертифікації 

 

​2.1.  ОС тимчасово зупиняє сертифікацію, коли результати наглядових або аудитів повторної сертифікації вказують, що сертифікована система управління замовника постійно або серйозно не відповідає вимогам сертифікації, включаючи вимоги щодо результативності системи управління.

А саме, якщо виявлені при аудитах невідповідності не були усунуті замовником в терміни, встановлені ОС, керівник ОС своїм наказом зупиняє сертифікацію на термін до 6 місяців та повідомляє про це замовника листом.

Якщо замовник після зупинення сертифікації в термін до 6 місяців усунув постійні або серйозні невідповідності та довів результативність своєї системи управління, керівник ОС наказом продовжує сертифікацію на термін дії первинного сертифіката та повідомляє про це замовника листом.

 

2.2.  ОС тимчасово зупиняє сертифікацію, коли сертифікований замовник не дозволяє проводити наглядові аудити або аудити повторної сертифікації з необхідною періодичністю. А саме не підписав договір про наглядовий аудит або аудит повторної сертифікації, не зробив оплату за підписаним договором, не надав можливості проведення аудиту на місці, керівник ОС своїм наказом зупиняє сертифікацію на термін до 6 місяців та повідомляє про це замовника листом.

Якщо замовник після зупинення сертифікації в термін до 6 місяців підписав договір про наглядовий аудит або аудит повторної сертифікації, зробив оплату за підписаним договором і  надав можливості проведення аудиту на місці, керівник ОС наказом поновлює сертифікацію на термін дії первинного сертифіката та повідомляє про це замовника листом.

 

2.3. ОС тимчасово зупиняє сертифікацію, коли сертифікований замовник добровільно письмово запросив тимчасове зупинення. При цьому керівник ОС своїм наказом зупиняє сертифікацію на термін до 6 місяців та повідомляє про це замовника листом.

 

2.4. У разі виявлення невідповідностей у виданих сертифікатах на систему управління якістю/безпечністю харчових продуктів ОС офіційним листом до підприємства відкликає сертифікат, у якому було допущено помилку. Після отримання від підприємства оригіналу сертифікату з помилкою ОС рішенням керівника анулює його. Відповідно до рішення керівника ОС щодо перереєстрації сертифікату на систему управління якістю/безпечністю харчових продуктів ОС реєструє новий сертифікат з урахуванням усунення помилок з попередньої редакції. Новий сертифікат (з новим номером, з терміном дії з моменту реєстрації до кінця дії попереднього сертифікату) передається сертифікованому підприємству, а його копія разом з всіма документами (копія офіційного листа, рішення щодо анулювання, скасований сертифікат, рішення щодо перереєстрації) підшивається до справи.

Орган з сертифікації може прийняти рішення про переоформлення сертифіката у разі змін у назві підприємства-заявника, зміни юридичної адреси, зміни затвердженої форми сертифікату. У такому випадку попередній сертифікат  та копії вилучаються у заявника та видається новий сертифікат з новим номером, з терміном дії з моменту перереєстрації до кінця дії попереднього сертифікату.

 

3.  Поновлення сертифікації

 

​3.1. Якщо замовник після зупинення сертифікації в термін до 6 місяців письмово запросив продовження сертифікації керівник ОС наказом поновлює сертифікацію на термін дії первинного сертифіката та повідомляє про це замовника листом.

При цьому наглядові аудити ОС проводить в терміни встановлені програмою аудитів цього замовника.

 

3.2. Під час тимчасового зупинення, сертифікація системи управління замовника тимчасово недійсна. ОС має угоди, що мають юридичну силу, з замовниками щоб забезпечити, що у разі тимчасового зупинення замовник утримується від подальшого рекламування його сертифікації. ОС надає на запит  інформацію про статус сертифікації (зокрема, щодо тимчасового призупинення та поновлення сертифікації, скасування сертифікації),  дає офіційні відповіді на будь-які запроси стосовно призупинення.

 

4. Скорочення сфери сертифікації 

 

4.1. Неспроможність замовника розв'язати проблеми, зазначені в п. 2.1, які призвели до тимчасового зупинення сертифікації протягом часу, визначеного керівником ОС в рішенні про  призупинення,  веде до скорочення сфери сертифікації, в частині, яка не відповідає вимогам стандарту, що використовується для сертифікації, коли замовник постійно або серйозно не відповідає вимогам сертифікації відносно цих сфери галузі сертифікації.

При прийнятті рішення про скорочення сфери сертифікації анулюється діючий сертифікат та видається новий зі скороченою галуззю на термін дії попереднього сертифікату. Проводиться реєстрація нового сертифікату. 

 

4.2. Неспроможність замовника розв'язати проблеми, які призвели до тимчасового зупинення сертифікації, протягом часу, визначеного керівником ОС в рішенні про  призупинення, веде до скасування сертифікації.

При прийнятті рішення про скасування сертифікації анулюється діючий сертифікат та ОС повідомляє про це замовника листом.

 

4.3. ОС має угоди, що мають юридичну силу, з сертифікованим замовником стосовно умов скасування, забезпечуючи через сповіщення  про скасування сертифікації, що замовник припиняє використовування всього надрукованого рекламного матеріалу, який містить будь-яке посилання на сертифікований статус.

 

5. Розширення сфери сертифікації 

 

5.1. Підприємство, яке претендує на розширення сфери вже наданої сертифікації системи управління, подає заявку до органу з сертифікації.

До заявки додаються документи, в яких докладно викладаються причини та об’єми розширення сфери сертифікації, а також всі підтверджуючі конструкторські, технологічні та інші документи.

 

5.2. ОС у відповідь на заявку на розширення сфери вже наданої сертифікації, розпочинає розгляд заявки і визначає будь-які дії щодо аудиту, необхідні для вирішення того, чи можна прийняти рішення щодо розширення сфери сертифікації, чи ні. Це може бути проведено у поєднанні з наглядовим аудитом

При прийнятті рішення про надання розширення сфери сертифікації анулюється діючий сертифікат  та видається новий на термін дії попереднього сертифікату. Проводиться реєстрація нового сертифікату.  

При прийнятті рішення про не надання розширення сфери сертифікації продовжується дія сертифікату з попередньою галуззю та ОС повідомляє  про це замовника і надсилає йому відповідні звітні матеріали.

 

6.   Короткострокові аудити

 

​Для розслідування скарг, або у відповідь на зміни, або як подальші дії щодо клієнтів, сертифікацію яких було припинено, ОС може проводити аудит сертифікованих замовників  у стислі строки. В таких випадках:

- ОС описує і повідомляє заздалегідь сертифікованих замовників в програмі аудиту системи управління умови згідно з якими ці короткострокові аудити будуть здійснюватись;

- ОС приділяє додаткову увагу в призначенні групи аудиту через відсутність можливості для замовника заперечити щодо участі членів групи аудиту.

 

7 .   Повторна сертифікація 

 

​7.1. Повторна сертифікація планується на рік і проводиться, щоб оцінити постійне виконання всіх вимог відповідного стандарту системи управління або іншого нормативного документа. Мета аудиту повторної сертифікації - підтвердити постійну відповідність і результативність системи управління в цілому і постійну доречність і застосовність у сфері сертифікації.

 

7.2. Аудит повторної сертифікації враховує дієвість системи управління протягом періоду сертифікації, і включає перевірку висновків попередніх  наглядових аудитів.

 

7.3. Діяльність з повторної сертифікації потребує перевірку першого етапу  в ситуаціях, де були істотні зміни до системи управління замовника, або в галузі якої система управління функціонує (наприклад зміни до законодавства). Крім того група з аудиту організує збір та аналіз додаткових відомостей про скарги, отримані від користувачів сертифікації.

 

7.4. У разі наявності декількох ділянок, планування аудиту забезпечує відповідний обсяг аудиту на місці, щоб забезпечити довіру до сертифікації.

 

7.5. Аудит повторної сертифікації включає аудит на місці, який розглядає наступне:

  • результативність системи управління в цілому з урахуванням внутрішніх і зовнішніх змін і постійної відповідності і застосовності до галузі сертифікації;

  • продемонстроване зобов'язання підтримувати результативність і поліпшення системи управління для того, щоб підвищити дієвість в цілому;

  • чи сприяє функціонування сертифікованої системи управління досягненню політики і цілей організації.

 

7.6. Якщо протягом аудиту повторної сертифікації виявлено приклади невідповідностей або відсутність доказів відповідності, ОС визначає в Протоколі заключної наради межі часу для коригування і коригувальних дій, які повинні бути впроваджені до закінчення сертифікації.

 

7.7. Керівник ОС / заступник керівника ОС (той, хто не приймав участь в аудиті повторної сертифікації) ухвалює рішення щодо повторної сертифікації, ґрунтуючись як на результатах аудиту повторної сертифікації, так і на результатах аналізу системи протягом дії сертифікації та скарг, отриманих від користувачів сертифікації.

 

7.8. Орган з сертифікації забезпечує, щоб особи або комітети, які проводили аудити, не приймали рішення щодо повторної сертифікації.