Процедура 

сертификации

1  Загальні  положення

1.1 Сертифікація систем менеджменту проводиться з метою засвідчення відповідності системи менеджменту замовника вимогам стандартів  і забезпечення впевненості в тому, що виробник здатний постійно випускати продукцію або надавати послуги, які відповідають вимогам нормативної документації.

1.2 Сертифікація систем управління проводиться за ініціативою виробника або за рішенням органу з сертифікації продукції.

Об¢єктами оцінок під час сертифікації систем управління та наглядових аудитів за сертифікованими системами є:

  • діяльність з управління і забезпечення якості відповідно до вимог стандартів та іншої нормативної документації щодо оцінки систем управління;

  • стан виробництва з точки зору можливості забезпечення стабільної якості продукції, система управління виробництва якої сертифікується;

  • якість продукції на підставі аналізу інформації з різних джерел, в тому числі результатів випробувань продукції.

 

2  Аналіз вихідної документації замовника

2.1 На етапі аналізу вихідної документації здійснюється:

  • приймання та розгляд заявки;

  • направлення опитувальної анкети і переліку вихідних матеріалів підприємству-замовнику;

  • складання протоколу аналізування загроз неупередженості за контрактом (якщо будь-який взаємозв’язок створює загрозу неупередженості);

  • затвердження програми аудиту системи управління;

  • обгрунтування плану вибірки аудиту системи управління (у разі застосування вибірки при розгалуженій структурі);

  • затвердження складу групи з аудиту;

  • укладення господарчого договору на виконання робіт;

  • оформлення фінансових документів для оплати.

 

2.2 Виробник, який претендує на сертифікацію системи управління в Системі ПІВДЕНТЕСТ, подає в ОС СМ  заявку.

Організація-заявник шляхом подання заявки забезпечує необхідну інформацію, яка надає можливість визначити наступне:

  • бажану сферу сертифікації;

  • загальні особливості організації-замовника, включаючи назву і адресу(и) фактичного розташування, істотні аспекти його процесів і діяльності і будь-які доречні правові зобов’язання;

  • загальну інформацію стосовно сфери сертифікації, що стосується організації-замовника;

  • інформацію, що стосується всіх процесів,  використовуваних організацією за аутсорсінгом, які впливатимуть на відповідність вимогам;

  • стандарти або інші вимоги на відповідність яким організація-замовник бажає отримати сертифікацію;

  • інформацію, що стосується використовування консалтингу щодо його системи управління.

 

2.3 Заявка на проведення робіт з сертифікації системи управління повинна мати заповнені всі реквізити, підписана заявником.

 

2.3.1 Менеджер з якості реєструє заявку в «Журналі реєстрації заявок на сертифікацію систем управління в системі «ПІВДЕНТЕСТ».

 

2.3.2 Заступник керівника ОС СМ  проводить аналізування заявки і додаткової інформації для сертифікації, щоб забезпечити, що:

  • інформація про організацію-заявника і систему управління достатня для проведення аудиту;

  • будь-які відомі непорозуміння між органом з сертифікації та організацією-заявником вирішені;

  • ОС має компетентність і здатність виконати сертифікацію;

  • бажана сфера сертифікації, розташування виробничих ділянок організації-заявника, час, що необхідний для виконання аудиту і будь-які інші питання, що впливають на процес сертифікації, враховані.

Якщо за результатом аналізування       ОС СМ   відхиляє   заявку  на сертифікацію,   причини  для  відхилення   заявки   документально оформляються і чітко доводяться до клієнта. Замовнику направляється копія Протоколу аналізування заявки для інформування його про рішення щодо проведення  аудиту. Термін надання замовникові протоколу не повинен перевищувати 1 тижня після надання їм заявки.

 

2.4 Заступник керівника ОС визначає обсяг часу, потрібний, щоб спланувати і досягти повного і результативного аудиту системи управління замовника ввідповідно до «Порядку визначення тривалості, планування повного і результативного аудиту ОС                                        ТОВ «ВСЦ «ПІВДЕНТЕСТ». У разі наявності декількох ділянок замовника, що сертифікується, ОС СМ забезпечує наявність договору, що має юридичну силу, з всіма філіями замовника, що охоплені галуззю сертифікації.

 

2.5 Оформлений договір надається  замовнику. Дозволяється на вимогу замовника складати договір та здійснювати попередню оплату за весь комплекс послуг з сертифікації систем управління.

 

3  Перший етап  первинного сертифікаційного аудиту системи управління

 

3.1  Після реєстрації та за результатами розгляду заявки підприємству-заявнику направляється опитувальна анкета для проведення попереднього обстеження системи управління та перелік вихідних матеріалів, які необхідні  для оцінки системи управління.

 

3.2 Після надання замовником необхідних документів, заступник керівника ОС розробляє Програму аудиту системи управління, яка включає:

  • первинну сертифікацію у два етапи;

  • наглядові аудити на перший і другий роки;

  • повторну сертифікацію на третій рік до закінчення сертифікації.  

Програма аудиту узгоджується із замовником аудиту і затверджується керівником органу з сертифікації систем менеджменту.

 

3.3 Після затвердження програми аудиту керівник ОС СМ або заступник керівника ОС СМ (той, хто не приймає участь у  перевірці) здійснює вибір і призначення групи з аудиту, включаючи керівника групи з аудиту.

При визначенні розміру та складу групи з аудиту, враховують таке:

  • цілі аудиту, сферу, критерії і розрахунок тривалості аудиту;

  • чи є аудит скомбінованим, інтегрованим або спільним;

  • загальну компетентність групи з аудиту, необхідну для досягнення цілей аудиту;

  • сертифікаційні вимоги (охоплюючи будь-які застосовні законодавчі, регламентуючі та договірні вимоги);

  • необхідність забезпечення незалежності групи з аудиту від діяльності, що перевіряється, та уникнення конфліктів інтересів;

  • здатність членів групи з аудиту результативно співпрацювати з об’єктом аудиту;

  • мову, соціальні і культурні особливості об’єкта аудиту;

  • чи проводили члени групи з аудиту раніше аудит системи менеджменту клієнта.

 

3.4  Цілі аудиту описують те, що повинно бути досягнуто аудитом і охоплювати таке:

  • визначення відповідності системи менеджменту клієнта критеріям аудиту;

  • визначення спроможності системи менеджменту забезпечувати відповідність організації-клієнта застосовним законодавчим, регламентуючим та договірним вимогам;

  • визначення результативності системи менеджменту з метою впевненості в тому, що  клієнт може очікувати досягнення конкретних цілей;

  • виявлення сфер потенційного поліпшення системи менеджменту (у разі застосування).

 

3.5 Сфера аудиту повинна описувати обсяг та межі аудиту, такі як місця розташування об΄єктів, підрозділи організації, види діяльності та процеси, які підлягають аудиту. У випадку, коли процес первинної або повторної сертифікації складається більш ніж з одного аудиту (наприклад, охоплює різні місця), сфера окремого аудиту може не охоплювати в повному обсязі всю сферу сертифікації, але сукупність аудитів повинна відповідати сфері у документі щодо сертифікації.

 

3.6 Критерії аудиту повинні використовуватись як еталон, у порівнянні з яким визначається відповідність, та повинні охоплювати:

  • вимоги, що визначені нормативним документом на систему менеджменту;

  • визначені процеси та документацію системи менеджменту, що розроблені клієнтом.

 

3.7 Вибір групи з аудиту здійснюється з урахуванням визначеної компетентності аудиторів і технічних експертів.

 

3.8 Необхідні знання та навички керівника групи з аудиту та аудиторів можуть забезпечувати технічні експерти, письмові та усні перекладачі, які повинні працювати під керівництвом аудитора. При залученні письмових або усних перекладачів їх вибирають таким чином, щоб вони не впливали негативно на аудит.

 

3.9 До затвердження наказу про склад групи керівник/заступник керівника ОС СМ здійснює перевірку керівника та членів групи з аудиту, особливо залученого персоналу, щодо відсутності надання ними консалтингових послуг замовнику протягом останніх 2-х років. Керівник/заступник керівника ОС СМ перевіряє також, щоб основна робота залученого персоналу не несла загрози їхньої неупередженості.

 

3.10 Проект наказу про призначення групи з аудиту завчасно  надається замовнику,  щоб він  міг висловити незгоду стосовно призначення будь-якого конкретного члена групи,  а орган з сертифікації змінив склад групи у відповідь на будь-яке вагоме заперечення.

 

3.11 Підприємство-заявник в тижневий термін може запросити додаткову інформацію стосовно кожного члена групи з аудиту та відхилити запропонований склад групи з аудиту, якщо вважає, що здійснення перевірки цим складом може спричинити конфліктні ситуації.

У разі змін новий склад групи з аудиту узгоджується з заявником і затверджується наказом керівника ОС/ заступника керівника ОС.

 

3.12 Керівник групи з аудиту розробляє План  першого етапу  первинного сертифікаційного аудиту системи управління.

 

3.13  Відповідно до Програми первинного сертифікаційного аудиту перший етап аудиту виконується:

  • щоб перевірити документацію системи менеджменту замовника;

  • щоб оцінити розташування замовника і специфічні умови розташувань ділянок, і провести обговорення з персоналом замовника з метою визначення готовності для аудиту другого етапу;

  • щоб проаналізувати стан замовника і його розуміння  вимог стандарту, зокрема стосовно визначення ключових характеристик або істотних аспектів, процесів, цілей і дії системи менеджменту;

  • щоб зібрати необхідні відомості щодо сфери системи управління, процесів і розташування(нь) замовника, і пов'язаних обов’язкових і законодавчих аспектів і їх дотримування (наприклад, якісні, законодавчі аспекти діяльності замовника, і т.п.);

  • щоб проаналізувати розподіл ресурсів для аудиту другого етапу  і погодити з замовником деталі аудиту другого етапу;

  • щоб забезпечити конкретизацію планування аудиту другого етапу  завдяки достатньому розумінню системи менеджменту замовника і діяльностей ділянок стосовно можливих істотних аспектів;

  • щоб оцінити, чи плануються і виконуються внутрішні аудити і аналізування керівництвом і що ступень впровадження системи управління підтверджує, що клієнт готовий для аудиту другого етапу.

Для більшості систем управління  щонайменше частина аудиту першого етапу виконується у замовника для того, щоб досягти цілей, визначених вище.

Перший етап аудиту СМБХП потрібно провадити в приміщенні замовника для досягнення встановлених цілей.

 

3.14 Перший етап  первинного сертифікаційного аудиту здійснюється шляхом проведення аналізу опитувальної анкети, вимог НД на продукцію, документів та відомостей про якість продукції, наданих підприємством.

 

3.15  Паралельно з аналізом матеріалів, одержаних від підприємства-заявника, група з аудиту організує збір та аналіз додаткових відомостей про якість продукції, стосовно якої проводяться роботи з сертифікації системи управління від незалежних джерел.

 

3.16 Обсяги перевірки при проведенні першого етапу  визначаються згідно розробленого плану.

 

3.17 Перший етап первинного сертифікаційного аудиту завершується підготовкою письмового звіту щодо доцільності (недоцільності) проведення другого  етапу  з первинної сертифікації системи управління.

Звіт аудиту першого етапу обов’язково містить всі дані аудиту, які  відповідають затвердженому Плану. Звіти готуються у 2-х примірниках: для ОС і для підприємства-заявника.

 

3.18 Звіт за результатами першого етапу  первинного сертифікаційного аудиту, включаючи визначення будь-яких ділянок, що викликають занепокоєння та які можуть бути класифіковані як невідповідність під час другого етапу аудиту, направляється підприємству-заявнику.

 

3.19 У разі негативного рішення за результатами першого етапу  первинного сертифікаційного аудиту у Звіті наводяться причини такого рішення та усі невідповідності системи управління, що перевіряється, вимогам відповідних НД.

У визначенний інтервал між аудитами першого і другого  етапів, який не перебільшує       шести  місяців,  ОС приймає до уваги потреби замовника вирішити проблемні питання, які були виявлені протягом першого етапу аудиту. ОС переглядає свої заходи щодо  другого етапу. Після чого сторони узгоджують термін початку другого етапу аудита.

Усі невідповідності мають бути усунені до проведення другого етапу  первинного сертифікаційного аудиту.

Якщо більш тривалий проміжок є необхідним, перший етап проводиться повторно повністю або частково.  Повторна перевірка оплачується окремо.

 

4  Другий етап первинної  сертифікації системи управління  

 

4.1 Подальше проведення робіт з сертифікації системи управління здійснюється групою з аудиту, що проводила перший етап.

 

4.2 Мета другого етапу аудиту - оцінити впровадження, включаючи результативність, системи управління замовника. Аудит другого етапу  проводиться групою з аудиту на місці розташування(нь) замовника. Аудит охоплює щонайменше, таке:

  • інформацію і докази про відповідність всім вимогам стандарту системи управління або додаткових нормативних документів систем управління;

  • здійснення моніторингу, вимірювання, звітування і перегляду на відповідність ключовим завданням і цілям (сумісним з очікуваннями у застосованому стандарті системи управління або іншому нормативному документі системи управління);

  • систему управління замовника і виконання законодавчих вимог;

  • оперативне управління процесами замовника;

  • внутрішній аудит і аналізування керівництвом;

  • відповідальність керівництва замовника за власну політику;

 

4.3 На підставі результатів аналізу матеріалів, що надійшли від підприємства-заявника на першому етапі, керівник групи з аудиту розробляє план другого етапу первинної сертифікації системи управління (з урахуванням специфіки підприємства, продукції, що випускається, вимог споживачів та ін.) та підготовлює необхідні робочі документи.

План другого етапу  первинної сертифікації системи управління повинен містити такі відомості:

  • мета і галузь другого етапу  первинної сертифікації системи управління;

  • підстава для проведення перевірки;

  • дата і місце проведення перевірки;

  • склад групи з аудиту;

  • перелік нормативних документів, на відповідність яким здійснюється перевірка;

  • об¢єми перевірки, в тому числі:

  • перелік структурних підрозділів, що перевіряються та місце перевірки;

  • перелік елементів системи управління, які підлягають перевірці;

  • назву об¢єктів і етапів технологічного процесу виробництва продукції, які підлягають перевірці;

  • перелік процедур і методів проведення перевірки;

  • орієнтовані терміни проведення кожного із заходів плану;

  • розподіл обов¢язків, в тому числі почасовий;

  • вимоги щодо забезпечення конфіденційності інформації;

  • перелік організацій та осіб, яким надається звіт про перевірку.

 

4.4 У випадку розгалуженої структури організації-замовника, керівник групи з аудиту керується Програмою для визначення розміру вибірки, щоб гарантувати належний аудит системи управління.

 

4.5 План  другого етапу  сертифікаційного аудиту системи управління розробляється згідно Програми аудиту системи управління  

В плані другого етапу  групі з аудиту визначаються завдання, які вимагають від групи з аудиту:

а) дослідити та перевірити структуру, політики, процеси, процедури, записи і пов'язані документи клієнта відповідно до стандарту на систему менеджменту;

b) визначити, чи задовольняють вони всі вимоги відносно заявленої сфери сертифікації;

c) визначити, чи розроблені, запроваджені та результативно підтримуються процеси і процедури з метою забезпечення основи для довіри до системи менеджменту клієнта;

d)  повідомляти клієнту, для його реагування, щодо будь-якої неузгодженості між політикою клієнта, завданнями і цілями

 

4.6 План другого етапу  надається підприємству-заявнику за десять днів до перевірки для ознайомлення та узгодження дати аудиту. Спірні питання щодо змісту плану в цілому або деяких його пунктів мають бути вирішені між керівником групи з аудиту і уповноваженим представником клієнта.

 

4.7 Розроблений план  другого етапу  первинної сертифікації підписується керівником групи  з аудиту, погоджується з керівником підприємства-заявника і затверджується керівником (заступником керівника) ОС СМ.

 

4.8 Другий етап первинної сертифікації системи управління включає такі процедури:

  • проведення вступної наради;

  • проведення обстеження;

  • проведення заключної наради;

  • підготовку звіту про перевірку.

 

4.9 Вступну нараду організовують та проводять підприємство-заявник і керівник групи з аудиту. У нараді беруть участь члени групи з  аудиту і, за необхідності,  персонал підприємства-заявника, який призначено для участі у проведенні перевірки.

 

4.10 За результатами вступної наради складається та підписується керівником групи з аудиту протокол цієї наради.

 

4.10.1 Аудит включає роботи з аналізу фактичного матеріалу та підготовки попередніх висновків для заключної наради.

Під час аудиту, застосовуючи належну вибірку, збирається потрібна інформація, яку можна перевірити, щоб вона стала доказом аудиту, відповідно до цілей аудиту, сфери аудиту та критеріїв аудиту. Порівнюються та аналізуються одержані дані з відповідями підприємства-заявника на питання опитувальної анкети на першому етапі  сертифікаційного аудиту системи управління та інформацією, одержаною з інших джерел.

 

4.10.2 Під час аудиту група з аудиту періодично оцінює хід аудиту та обмінюється інформацією. Керівник групи з аудиту, в міру необхідності, перерозподіляє роботу між членами групи з аудиту і періодично інформує замовника про хід аудиту та будь-які проблемні питання.

У разі, якщо наявні докази аудиту свідчать, що цілі аудиту недосяжні або передбачають наявність безпосереднього та суттєвого ризику (наприклад, пов’язаного з безпекою), керівник групи з аудиту повідомляє про це замовника і, за можливості, орган з сертифікації систем менеджменту, щоб визначити відповідну дію. Такими діями може бути повторне підтвердження або внесення змін до плану аудиту, зміна цілей аудиту або сфери аудиту, або припинення аудиту. Керівник групи з аудиту доповідає про результати запроваджених дій органу з сертифікації.

Керівник групи з аудиту разом з замовником аналізує будь-яку необхідність внесення змін до сфери аудиту, яка стає очевидною в ході проведення аудиторської діяльності на місці та повідомляє про це орган з сертифікації.

 

4.11 Ознаки, які вказують на можливість виникнення невідповідностей, фіксуються і окремо обстежуються. Усі спостереження, зроблені в ході перевірки, документуються.

Аудит вважається завершеним тоді, коли робота, передбачена планом, виконана. Документом, який свідчить про завершення аудиту, є звіт про перевірку системи управління.

Усі виявлені невідповідності реєструються у протоколі невідповідностей за підписами члена групи з аудиту, керівника групи з аудиту та уповноваженого представника підприємства-заявника. Група з аудиту аналізує коригування і коригувальні дії, терміни їх впровадження, надані замовником, щоб визначити їх придатність.

 

4.12 При проведенні аудиту можуть бути присутні спостерігачі. Їх присутність та обґрунтування наявності під час проведення аудиту узгоджується  між органом з сертифікації та клієнтом до початку проведення аудиту.

Спостерігачами можуть бути члени організації-замовника, консультанти, спостерігачі від органу акредитації, регуляторні органи або інші особи, присутність яких обґрунтована.

При проведенні аудиту кожному аудитору повинен допомагати один супроводжувач, якщо інше не погоджено між керівником групи з аудиту і клієнтом.

Супроводжувачі призначаються до групи з аудиту для сприяння проведенню адиту.

Группа з аудиту повинна забезпечити, щоб спостерігачі та супроводжувачі не впливали і не втручались в процес аудиту або результати аудиту.

 

5  Аналіз і оформлення результатів перевірки

 

5.1 Аналіз фактичного матеріалу здійснюється з метою встановлення відповідності (чи невідповідності) елементів системи управління підприємства-заявника вимогам стандарту на систему управління, а також здатності виробництва забезпечувати стабільний випуск продукції необхідного рівня якості.

Виявлені невідповідності містять чітке викладення невідповідності та детально визначають об’єктивні докази, на яких ґрунтується невідповідність. Невідповідності обговорюються з клієнтом, з метою забезпечення того, що докази є правильними і що невідповідності є зрозумілими.

 

5.2 На підставі результатів аналізу фактичного матеріалу підготовлюють попередні висновки про відповідність (невідповідність) системи управління в цілому вимогам нормативних документів на систему управління.

Перед заключною нарадою, група з аудиту повинна:

  • проаналізувати дані аудиту та будь-яку іншу відповідну інформацію, що була зібрана в ході аудиту на відповідність цілям аудиту;

  • узгодити висновки аудиту, з урахуванням невизначеності, яка властива процесу аудиту;

  • визначити будь-які необхідні подільші дії;

  • підтвердити відповідність програми аудиту або визначити будь-які необхідні зміни (наприклад, щодо сфери, тривалості або дати аудиту, частоти наглядань, компетентності).

Група з аудиту аналізує всю інформацію і докази аудиту, зібрані протягом аудитів першого і другого етапів, щоб перевірити отримані дані аудиту, і погодити висновки аудиту.

 

5.3 Офіційна заключна нарада, на якій реєструються присутні, проводиться за участі керівництва клієнта і, при необхідності, за участю осіб, відповідальних за функції або процеси, по яким проводився аудит.

Основна мета наради, яку, зазвичай, проводить керівник групи з аудиту  –  представлення висновків аудиту, які охоплюють рекомендації щодо сертифікації. Невідповідності, які було встановлено під час  проведення аудиту, повинні бути представлені таким чином, щоб вони були зрозумілими, а терміни для реагування повинні буди узгодженими.

Заключна нарада також охоплює визначені далі елементи:

а) повідомлення клієнта, що зібрані докази в ході аудиту були засновані на вибірці інформації, тим самим спричинивши елемент невизначеності;

b) спосіб та терміни звітування, зокрема будь-яку градацію результатів аудиту;

c) процес органу з сертифікації щодо поводження з невідповідностями, зокрема, будь-які наслідки, пов'язані із статусом сертифікації клієнта;

d) терміни для клієнта представити план коригування та коригувальних дій щодо будь-яких невідповідностей, виявлених під час аудиту;

е) дії органу з сертифікації після аудиту;

f) інформацію щодо процесів вирішення скарг та розглядання апеляцій.

Ступінь деталізації відповідає обізнаності клієнта щодо процесу аудита.

Зауваження подаються керівником групи з аудиту  в усній формі та викладаються в протоколі.

В процесі проведення заключної наради клієнт має змогу ставити запитання. Будь-які неузгодженні думки щодо даних аудиту або висновків аудиту повинні обговорюватись та по можливості, бути вирішені. Якщо при проведенні заключної наради вирішити всі неузгоджені думки не вдається, то вони повинні бути зареєстровані в протоколі заключної наради та повідомлені органу з сертифікації.

Проведення наради оформлюється протоколом із вказівкою кількості невідповідностей та критеріїв, яких вони стосуються, який підписують усі члени групи з аудиту. З протоколом ознайомлюється керівництво підприємства, візує його і узгоджує з групою з аудиту термін підготовки звіту про перевірку.

Керівник групи з аудиту в протоколі заключної наради інформує організацію, аудит якої було проведено, якщо будуть необхідні додатковий повний або обмежений аудит або документовані докази (які повинні підтверджуватися протягом майбутніх наглядових аудитів) для підтвердження результативності коригування і коригувальних дій.

 

5.4 ОС надає клієнту письмовий звіт щодо кожного аудиту. Група з аудиту визначає можливості для поліпшення, але не пропонує конкретні рішення. ОС СМ підтримує право власності заявника аудиту на звіт про аудит.

 

5.4.1 Керівник групи з аудиту забезпечує складання звіту про аудит і несе відповідальність за його зміст. Звіт про аудит забезпечує точний, стислий і чіткий опис проведеного аудиту з тим, щоб уможливити прийняття обґрунтованого рішення щодо сертифікації і містить або посилається на:

а) ідентифікацію органу з сертифікації;

b) назву та адресу клієнта та представника клієнта;

c) тип аудиту (наприклад, первинний, наглядовий або аудит повторної сертифікації або спеціальні аудити);

d) критерії аудиту;

е) цілі аудиту;

f) сферу аудиту, зокрема, визначення організаційних або функціональних підрозділів чи процесів, аудит яких проведено, а також час проведення аудиту;

g) будь-які відхилення від плану аудиту та їх причини;

h) будь-які значні питання, що впливають на програму аудиту;

i) ідентифікацію керівника групи з аудиту, членів групи з аудиту та супроводжуючих осіб;

j) дати і місця, де був проведений аудит (на місці або поза ним, постійні або тимчасові ділянки);

k) результати аудиту, посилання на докази та висновки аудиту, які б відповідали вимогам даного типу аудиту;

l) значні зміни, якщо такі є, що негативно вплинули на систему менеджменту клієнта з часу проведення останнього аудиту;

m) будь-які невирішені питання, за наявності;

n) чи є аудит спільним, комплексним або інтегрованим, якщо застосовно;

o) застережна заява про те, що проведення аудиту ґрунтується на процесі вибірки доступної інформації;

p) рекомендації від групи з аудиту;

q) результативність, з якою клієнт, аудит якого було проведено, контролює використання документів про сертифікацію та знаків, якщо це застосовно;

r) перевірка результативності запроваджених коригувальних дій стосовно невідповідностей, встановлених раніше, якщо це застосовно.

 

5.4.2 Звіт також містить:

а) заяву про відповідність та результативність системи менеджменту разом з підсумком доказів, що відносяться до:

- можливості системи менеджменту відповідати застосовним вимогам та очікуваним результатам;

- внутрішні аудити та процес аналізу з боку керівництва;

b) висновок щодо прийнятності сфери сертифікації;

с) підтвердження того, що цілі аудиту було досягнуто.

 

5.4.3 Термін складання звіту не повинен перевищувати 10 днів після заключної наради. Підприємству-заявнику передається 1 примірник звіту. Звіт аудиту є конфіденціальним і може передаватися іншим особам тільки за письмовою згодою сертифкованого замовника, крім випадків, передбачених чинним законодавством

 

5.5 Орган з сертифікації вимагає від замовника, щоб він проаналізував причини та описав запроваджені або заплановані до виконання конкретні коригування і коригувальні дії у протоколі невідповідностей, для усунення виявлених невідповідностей у визначений термін (але не більш ніж 3 місяці).

 

5.5.1 Орган з сертифікації аналізує коригування, визначені причини і коригувальні дії, представлені клієнтом, щоб визначити їх придатність,  перевіряє результативність будь-яких запроваджених коригувань та коригувальних дій. Докази, що підтверджують усунення невідповідності, повинні бути зареєстровані у протоколі невідповідностей. Орган з сертифікації інформує замовника щодо результатів аналізування та перевіряння або у разі потреби в додатковому повному або обмеженому аудиті.

 

5.5.2 Перевіряння результативності коригування та коригувальної дії може бути здійснено на основі аналізування документації, наданої замовником, або, у випадку необхідності, шляхом перевіряння на місці.

Якщо усі невідповідності зі сторони підприємства-заявника у визначений строк було усунуто, керівник групи з аудиту складає Акт усунення невідповідності. Цей акт підписується представником керівництва з СУЯ від підприємства-заявника, керівником групи з аудиту та затверджується  керівником ОС.

 

5.5.3 При виявленні невідповідності в роботі на будь-якій стадії сертифікації менеджер з якості негайно доповідає про це керівнику ОС СМ та його заступнику. Після того плануються та впроваджуються коригувальні дії, які погоджуються, у разі необхідності, з заявником,  в тому числі позаплановий додатковий аудит.

 

5.5.4 Після затвердження Звіту та усунення виявлених невідповідностей особа, яка  призначена наказом керівника/заступника керівника ОС СМ, аналізує і підтверджує в «Протоколі аналізування Звіту», що:

а) інформація, що надана групою з аудиту в Звіті, є достатньою стосовно вимог сертифікації та сфери сертифікації;

б) було проаналізовано, визнано і перевірено результативність коригування і коригувальних дій для всіх невідповідностей, які відображають:

– неспроможність виконувати одну або більше вимог стандарту на систему менеджменту,

– ситуацію, що викликає значний сумнів щодо спроможності системи менеджменту клієнта досягати запланованих результатів;         

в) було проаналізовано і визнано заплановані клієнтом коригування і коригувальну дію щодо будь-яких інших невідповідностей.

Після формування Протоколу аналізування Звіту про аудит СУЯ керівник або заступник керівника ОС СМ  (той, хто не приймав участі у перевірянні системи управління заявника) виносить рішення, за яким  готується проект сертифікату відповідності на систему управління і разом з комплектом документів подається для розгляду і отримання реєстраційного номеру у Реєстрі Системи ПІВДЕНТЕСТ.

Після формування Протоколу аналізування Звіту про аудит СМБХП аудитор з СМБХП (той, хто не приймав участі у перевірянні системи управління заявника) виносить рішення ,  за яким  готується проект сертифікату відповідності  на систему управління і разом з комплектом документів подається для розгляду і отримання реєстраційного номеру у Реєстрі Системи ПІВДЕНТЕСТ.

 

5.5.5 У разі негативного висновку групи з аудиту оцінка системи управління підприємства здійснюється повторно в обсязі усіх робіт та етапів, установлених цим розділом, за повною схемою. Орган з сертифікації забезпечує, щоб особи або комітети, які проводили аудити, не приймали рішення щодо надання сертифікації.

5.5.6 Керівник ОС СМ (або заступник керівника ОС СМ, або аудитор з СМБХП (той, хто не приймав участі у перевірянні системи управління заявника) ухвалює рішення щодо сертифікації на підставі оцінки отриманих даних аудиту і висновків і будь-якої іншої доречної інформації. Дата рішення про видачу сертифікату повинна співпадати з датою видачі сертифікату. ОС СМ несе відповідальність і зберігає повноваження для прийняття рішень щодо сертифікації, включаючи надання, підтримування, поновлення, розширення, скорочення, призупинювання і скасування сертифікації.   

5.5.7 Термін дії сертифікату визначає ОС СМ, але він не може перевищувати трьох років з дня прийняття рішення щодо сертифікації чи повторної сертифікації. Виданий сертифікат реєструється у Журналі виданих сертифікатів в системі ПІВДЕНТЕСТ. Разом з сертифікатом замовникові видається «Угода щодо використання сертифіката та знака відповідності».

5.5.8 Термін дії сертифіката на систему управління не продовжується. Для отримання сертифіката на новий термін підприємство не пізніше як за місяць до закінчення терміну його дії надсилає до органу з сертифікації систем менеджменту  заявку на повторну сертифікацію.

Порядок повторної сертифікації системи управління визначає орган з сертифікації систем менеджменту в кожному конкретному випадку з урахуванням результатів наглядового аудиту за сертифікованою системою управління.

5.5.9 При будь-яких змінах у вимогах сертифікації ОС СМ письмово сповіщає його сертифікованих замовників. ОС СМ при проведенні чергового наглядового аудиту перевіряє, що кожний сертифікований замовник відповідає новим вимогам.

6  Наглядовий аудит за сертифікованою системою управління

З метою підтримування надійного стану сертифікованої системи управління здійснюється наглядовий аудит за нею на протязі терміну дії сертифіката відповідності.

7 Використання сертифіката

Сертифіковане підприємство не має права на використання сертифіката на систему управління у випадках:

  • закінчення терміну дії, тимчасового зупинення дії або анулювання сертифіката;

  • змінення підприємством власної системи управління, яке не було прийнято ОС СМ і яке може негативно вплинути на відповідність чинним вимогам системи управління;

  • внесення ОС СМ певних змін до вимог систем управління, які підприємство не змогло впровадити;

  • виникнення інших обставин, які можуть негативно вплинути на систему управління підприємства.

Перевірка правильного використання сертифіката сертифікованим підприємством здійснюється при проведенні наглядового аудиту за сертифікованою ситемою управління.